Vergader (met) zo min mogelijk

Vergaderen... Voor sommigen een ontsnapping uit het (saaie) dagelijkse werk of een excuus om niet te werken aan vervelende zaken. Voor weer anderen een effectieve manier om iets voor elkaar te krijgen. Hoe houd je vergaderen effectief? Deze tip gaat over het doel en de deelnemers.

Simon Sinek zei het al: "It all starts with the why". Waarom vergaderen we eigenlijk? En dan specifieker: waarom is DEZE vergadering er eigenlijk? Pas als het doel helder is, én alle deelnemers het daarover eens zijn, kun je aan de slag met het organiseren van een effectieve vergadering.

Een effectieve vergadering is een vergadering waarin het doel bereikt wordt. Is het doel Teambuilding of het gezamenlijk Nadenken over oplossingen, Brainstormen of puur een moment om het met elkaar te hebben over de Voortgang van een project? En hoe je elkaar daarbij kunt helpen? Prima doelen, zou ik zeggen.

Echter, veel vergaderingen zijn ooit gestart met een helder doel, waarbij de deelnemers het toen eens waren om er hun kostbare tijd in te steken. Nu is het een soort praatsessie geworden waarvan de meesten blij zijn als het een keer wordt afgezegd. En dat is dus niet effectief.

Daarom is mijn tip bij vergaderingen: doe het liever niet. Maar als het een helder doel heeft, dan kan het wellicht.

Kijk dan wie er echt minimaal bij moeten zijn om het doel te realiseren. Maar houdt dat beperkt tot strikt noodzakelijk. Want hoe minder deelnemers, hoe effectiever de vergadering. En niet te vergeten: hoe effectiever de organisatie, want de rest kan dan gewoon doorwerken.

Vergader dus (met) zo min mogelijk.

TERUG naar alle tips

© Copyright Effectief-werken.nl