Stop met digitaal archiveren

Hoe kun je dit nu zeggen? Het is toch juist heel effectief om goed te archiveren. Zeker nu we bijna volledig digitaal werken en het steeds belangrijker wordt dat je snel en gemakkelijk vindt wat je zoekt.

Natuurlijk! Maar wat bedoel ik dan? Archiveren wordt door de meeste mensen gewoon 'opruimen' genoemd. Gewoon opbergen op een plek waar ik het snel weer terug vind.

Velen van ons zijn opgegroeid in het analoge tijdperk. Het tijdperk van multomappen, van kasten, van lades, van bakjes. Gewoon handige systemen, waarin je snel je belangrijke spullen of papieren kon opbergen en terugvinden. En dat was ontzettend handig.

Digitaal zoek je echter niet meer op een analoge wijze: in mapjes of zo. Neen! Digitaal zoek je zoals je op Google zoekt. In Google ga je toch ook niet op zoek naar een leuke 3-sterren camping in Frankrijk door via het mapje Frankrijk, dan het mapje Camping en dan het mapje 3 sterren te gaan zoeken?

Digitaal zoeken is zoeken op basis van zoekwoorden en zoekwoordcombinaties. En dat kan ook goed in Verkenner of in Outlook. Maar dan moet jij natuurlijk wel leren zoeken. Want zoeken moet je leren; type gerust in bij Youtube 'Zoeken in Outlook of Zoeken in Verkenner' en je vindt meteen de handigste zoektips, zoals uitsluitingswoorden of combinaties.

Dus weg met analoog zoeken via mappen, welkom in de nieuwe wereld: digitaal zoeken op zoekwoorden. Als je jezelf hierin verdiept en handiger wordt, dan bespaar je elke week tijd!

Succes!

PS. heb je nog veel analoge/papieren archieven, overweeg dan eens digitalisering. Dit kan via backlog scanning of scanning on demand. Meer informatie vind je o.a. op www.archiefkluis.nl.